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如何定制律师事务所管理软件


定制软件的方式


要提高律所营运的效率,加强律师事务所信息化建设是必不可少的,而首要的作为又是律所的办案管理软件。律所软件的选择必须服从于律师事务所的实际需求和发展目标,而各个律师事务所的运营模式又有所不同,所以最理想的律师事务所的办案管理软件应该是量身打造的,换句话说即是“适合的才是做好的”。但是如果由自己设立研发团队对律师事务所尤其是规模不是很大的律师事务所来说成本投入势必过大,而且从软件开发完成后的人力资源利用的角度讲也是不利的。所以对律师事务所来说,选择一家专业的软件开发公司来定制软件,对律师事务所来说应该是最优的选择。

功能?榈难≡

软件的功能应该体现律所实际的操作模式,并实现传统办公无法实现的效果,方能体现电子化办案的优势。所以在软件的定制过程中律师事务所与软件公司的沟通尤其重要。

律所的办案管理软件是以后律师事务所运营的中枢,对于功能?榈难≡,律所情况各有不同,需要明确需求。不仅要满足现在的需求,还要顾及到律所以后的发展。比如办案过程中与客户的信息沟通,异地办案时快速的案件调研,增加多种法别的服务,案件计价方式等。

以下为笔者对主要?檠≡竦慕ㄒ椋

客户?
满足不同客户类型和状态的要求,可对潜在客户管理,丰富的客户及关联人员的信息量,并要与案件进行关联

案件?
详尽的案件信息,全面的利益冲突检索,不同案件类型分类,案件进展程度可以有选择性的呈现给客户,与账务进行关联,要能够根据不同案件类型进行统计

账务?
能够满足包案件和按时收费的不同收费类型,能够管理个案收费情况,体现出收费明细,并形成正规的账单,同时涉案律师的佣金可能够进行计算。

要能够对不同案件在不同时间段的创收进行统计,甚至对律师个人的创收情况进行统计,以此了解律所的运营情况和对律师进行考核。

客服平台
客户可以在此与律师进行沟通,反馈意见;能够查看案件的进展情况、收费明细和查看账单信息,尤其,律师在本案中的思维、研究、会议记录等,让客户感受到律师的服务质量

案件信息调研
案件信息调研,让案件信息更加充分,客户能够在办案过程中加强与律师的配合,同时此处也是律师多年经验的累积,新律师可通过此功能快速成长

日程安排
有序安排律师的日程,并进行提醒,让律师在繁忙的工作中做到有条不紊

所务管理
律师事务所内部的公章、图书、会议室、车辆、人事、系统权限等方面进行有效控管,规避律所的执业风险,让律所资源达到最有效的利用

律所的运营体系不同职位间的权限划分 规范化建设,方便管理

确定好功能?楹,接下来就会涉及到管理部分,这也是律所领导者管理理念的重要体现。管理软件一般通过权限划分的方式来实现,一款好的管理软件应该能够灵活的划分权限,以适应律所可能碰到的变动,加速律所的规范化建设,使得权责分明,提升营运效

客户管理
查看系统操作手册权限

客户服务平台

发送邮件到客户邮箱

查看其他律师的客户资料

本账号客户资料被其他律师查看

对客户添加文件信息的权限

可以通过客服平台与客户进行消息互通的权限

通过客户管理日志对属下律师进行督导的权限



案件管理
是否可以查看其他律师的案件资料

案件资料是否要被其他律师查看

是否可以添加详细的案件信息,并可有选择性的发送到客户服务平台

可否添加案件相关的文件资料进入系统

能否在协同办案的时候把案件共享给相关人员

根据律师自己的职位,对下属律师的案件进行相应层级的审批

对案件文件柜中添加的资料进行审批

对案件收费的每一条明细进行审批的权限

可否有使用案件信息调研系统与客户配合办案的权限

律师在案件管理中的操作日志被别的律师查看,或是可以查看其他律师的日志

管理层可以使用案件统计分析功能


账务管理
处理其他律师的案件账务资料库

案件账务资料库被其他工作人员处理

制作账单

账单查询和查看所有账单

对收费进行管理,如已完成收费和账务汇总

账务管理日志

对全部财务信息进行统计,一般管理层律师使用此功能


账户管理
处理客户投诉与举报

通过系统直接与系统开发公司进行沟通

回收站管理,避免误删资料造成执业事故

查看账户管理日志的权限

查看总日志的权限,拥有此权限可查看系统中各个?榈牟僮骷锹。


其他方面
会议室管理

人事档案管理

管理律所内部资料

合同范本调用和添加

公章管理,规避风险

合约管理

图书管理

车辆管理

事务所资源管理,电脑、打印机等事务机器和办公设备等

工作人员之间及律师与客户之间的信息畅通

信息畅通是律所高效营运的前提,包括管理层、律师、财务人员、人事人员彼此之间的信息沟通,如客户消息、律师间协同办案的案件处理进度、办案与收费的挂钩、(图书、会议室、车辆)使用的情况等信息畅通才能高效配合减少失误。

律所品牌的打造

品牌的打造是由点点滴滴积累起来的,在客户心中起着潜移默化的作用。对于律师事务所的办案管理软件应该让律师能够及时快捷的传达各类信息,让客户了解律所的信息化程度和办事的效率及质量。若传达给客户的信息全部带有律所自身风格的设计(如发送给客户的账单、客服平台的界面等),势必会提升律所在客户心目中的形象。

售后服务,软件升级

作为律所运营枢纽的办案管理软件,其正常运行与否关系到律师事务所的日程运作的效率,所以对软件的后期维护颇为重要,这就需要律所在选择开发公司的时候了解其对软件的后期维护问题,避免厂家为了取得价格优势而在后期维护上大打折扣。而如果厂家能够对软件不断的投入精力进行完善升级,则对律师事务所将来的发展是大有好处的。

结语

综上所述,笔者认为律师事务所的办案管理软件首先要适合自身的运营模式,在软件开发的过程中加强与开发厂家的沟通,既要要求各职位能够权责分明,又要使各部分信息畅通,同时还要考虑到以后律所的发展对信息化要求的提高等一些要素。最后就是开发厂家能够提供优质的售后服务和不断的软件升级,以保障软件的正常运营和保持技术上的先进性。把握以上各个环节相信您的律所定能打造出一套能够辅助律所高效高质运营的办案管理软件。

作者:臧煜卓、吴法奇
迪奕网络科技(上海)有限公司
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